Topkontor-Handwerk
Software für Handwerker
Software für Handwerker
Die Software fürs Bauneben- & Bauhauptgewerbe
Einfach, intuitiv bedienbar und modular aufgebaut hält die Software von der blue:solution Software GmbH dem Handwerker den Rücken frei, damit der sich auf seine Arbeit auf der Baustelle konzentrieren kann. Denn hier verdient er sein Geld. Darauf ist Verlass, denn die Anwenderoberfläche von blue:solution – Topkontor-Handwerk ist angelehnt an die bekannten Microsoft-Programme und macht somit einen schnellen Einstieg in die softwarebasierte Büroarbeit möglich.
Und weil die Handwerkersoftware vom Handwerk für das Handwerk entwickelt wurde, sind garantiert alle wichtigen Funktionen, die eine Bürosoftware braucht, vorhanden. Rechnungen und Angebote sind individuell sowie in kürzester Zeit erstellt und können auf dem Postweg, via Fax oder per E-Mail an den Kunden verschickt werde.
Ein kleiner Einblick in die Funktionalität
Bereits mit dem Grundmodul der Software Topkontor-Handwerk können Sie zukünftig Ihre Büroarbeit einfach und zuverlässig erledigen. Bewusst haben wir dem Grundmodul alle wesentlichen Grundlagen gegeben, die die kaufmännischen Abläufe im Handwerksunternehmen abbilden – darauf ist Verlass. Damit sorgen wir dafür, dass Sie als Handwerker bereits ab 1.000 Euro einen tolle und zuverlässige Bürokraft bekommen.
Den Kern unserer Handwerkersoftware bildet die Belegerfassung: In kürzester Zeit können Sie damit Angebote und Rechnungen schreiben sowie kalkulieren. In der Software Topkontor-Handwerk können Sie direkt das Ergebnis Ihrer Textarbeit sehen – so wissen Sie gleich, wie es ausgedruckt aussieht. Gleichzeitig geben Ihnen vorgefertigte Textbausteine für Ihre Dokumente noch mehr Möglichkeiten Ihre Büroarbeit ganz schnell zu erledigen. Haben Sie die Positionen auf Ihrem in der Software hinterlegten Briefbogen erfasst, können Sie die Texte anschließend über bekannte Buttons in der Menüleiste formatieren, Preise kalkulieren, Stücklisten ändern und Bilder einfügen. Ganz praktisch: Die erstellten Angebote, Auftragsbestätigungen, Briefe und Bilder können als PDF-Dokument per E-Mail versendet werden. Mit nur einem Klick sind Ihre Dokumente versandfertig. Das spart Zeit, Papier und Porto!
Die Projektverwaltung sorgt für Ordnung: Hier erhalten Sie eine umfangreiche Übersicht über alle Dokumente, die zu einem Projekt erstellt wurden. Das macht zeitaufwendige Übergaben überflüssig, jeder, der in Ihrem Büro mit der Software arbeitet, ist auf dem gleichen Stand. Außerdem kann jedes Dokument auch später noch eingesehen und weiterverarbeitet werden. Direkt im Projekt bearbeiten Sie Angebote, Aufträge, Rechnungen und Briefe. Auch externe Dokumente wie Grafik-Dateien, eingescannte Vorgänge und eigene Bilder werden in den Projekten verwaltet.
Das Basismodul sorgt außerdem dafür, dass Sie den Überblick über Ihre Artikel auf dem Lager behalten. Immer wieder können Sie detaillierte Informationen wie Lagerbestand, Zu- und Abgänge des jeweiligen Artikels einsehen. Direkt aus der Lagerverwaltung heraus erstellen Sie Lager-, Bestandswert- und Bestelllisten. Mit Topkontor-Handwerk haben Sie Ihr Lager im Griff und mit dem Inventurassistenten gehören langatmige und zeitaufwendige Inventur der Vergangenheit an.
Das Maß aller Dinge sind korrekte Aufmaße mit denen Sie detailgenaue Angebote erstellen können. Deshalb können Sie mit der Aufmaßerfassung in der Software Topkontor-Handwerk Ihre Maße dokumentieren. In nur kurzer Zeit lassen sich Raum-, Spalten- oder ein freies Aufmaß erfassen. Per App können Aufmaße direkt vor Ort erfasst und ohne Übertragungsfehler in die Software Topkontor-Handwerk übertragen werden. Moderne Laserdistanz-Messgeräte übermitteln die mobilen Aufmaße über der Bluetooth-Schnittstelle an die Software.
Das Modul Bestellcenter, das die Software Topkontor-Handwerk wahlweise mitbringt, bringt Lagerverwaltung und Bestellcenter in ein enges Zusammenspiel und sorgt dafür, dass Sie Ihren Artikelbestand immer voll im Griff haben. Das Bestellcenter erleichtert Ihnen Ihr Bestellwesen beim Lieferanten – somit können Sie bedarfsgerecht Ihren Lagerbestand verändern. Mit dem Modul können Sie bestellen, den Wareneingang verwalten, Liefermahnungen erstellen und Rücklieferungen organisieren.
Auf Grundlage der Mindestmenge ermitteln Sie einfach und völlig unkompliziert Ihren Lagerbedarf. In einem Warenkorb sammeln Sie lieferantenbezogen die Bestellungen und verhindern somit teure sowie unnötige Lieferkosten. Auch das manuelle Hinzufügen von Artikeln ist hier ganz einfach möglich. Haben Sie alles zusammengestellt, wird die Bestellung mit nur einem Mausklick in ein Dokument eingefügt und kann an den Lieferanten übermittelt werden – per Post, Fax oder ganz bequem per E-Mail. Für jeden Auftrag können Sie individuelle Preisanfragen erstellen. Auch diese Anfrage wird ganz automatisch in ein Dokument eingefügt. Über die bekannten Wege gelangen diese nun zum Lieferanten. Zusätzlich können Sie Ihre Bestellungen sowie Teillieferungen überwachen und bei Bedarf Liefermahnungen schreiben. Ganz einfach sind außerdem Rücklieferungen organisiert: Rückgabescheine können schnell sowie einfach erstellt werden, um die Ware an den Lieferanten zurückzuschicken.
Mit Topkontor-Handwerk haben Sie in Ihrem Handwerksunternehmen die Bestellungen im Griff. Weil es so einfach ist, können Sie bedarfsgerecht bestellen und legen sich keine platzeinschränkenden Lagerbestände zu.
Erhöhen Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Handwerksunternehmens und nutzen Sie unser Modul Nachkalkulation für die Software Topkontor-Handwerk. Nutzen Sie in der Software Topkontor-Handwerk die Möglichkeit, Kalkulationen nach Projektabschluss auf Herz und Nieren zu prüfen.
War der Arbeitsstundeneinsatz wie kalkuliert? Wurden die Materialien entsprechend eingesetzt? Oder wurde am Ende zu viel gebraucht? Mit dem Soll-Ist-Vergleich im projektbezogenen Nachkalkulationskonto wird deutlich, wie ein Projekt verlaufen ist. Bequem können die Ist-Daten in der Schnellerfassung oder direkt in dem Nachkalkulationskonto erfasst werden. Aktuelle Einkaufspreise branchenspezifischer Materialien, die in der Bürosoftware Topkontor-Handwerk hinterlegt und über Schnittstellen immer auf dem aktuellsten Stand sind, kombiniert mit der Mengen des eingesetzten Materials und der kalkulierten Arbeitszeit liefern einen noch ausführlicheren Soll-Zustand. Wird hier nach dem Abschluss eines Projekts nachkalkuliert, also der Ist-Zustand plus die Extrakosten erhoben, kann schnell eine Differenz deutlich werden.
Der Blick zurück liefert viele Informationen über die Rentabilität eines Projektes. Je mehr Informationen von der Baustelle vorliegen und je umfangreicher Sie Topkontor-Handwerk mit den notwendigen Informationen füttert, umso besser wappnen Sie sich für neue Kalkulationen.
Praktisch ist in der Handwerkersoftware Topkontor-Handwerk außerdem der Kalkulationsabgleich: Ändert der Anwender den Preis einer Position, gleicht das System automatisch nach denselben Positionen ab und macht auf diese aufmerksam. Diese können dann ebenfalls angepasst werden – das sorgt für eine aktualisierte Kalkulation. Der Abgleich kann über Artikel-, Lohn-, Fremdleistungs-, Geräte-, sonstige Leistungs-, Leistungs- und Unterleistungspositionen erfolgen.
Das Modul Offenen-Posten-Verwaltung hält in Ihrem Handwerksbüro den Rechnungsausgang und den Zahlungseingang im Blick. Darauf können Sie sich bei der Software Topkontor-Handwerk verlassen. Mit Hilfe des praktischen Zusatzmoduls werden Überzahlungen gebucht sowie Guthaben gespeichert und mit Forderungen verrechnet. Außerdem können Sie Rechnungseingänge bei der Erfassung auf verschiedene Konten aufteilen.
Deutlich als separater offener Posten gekennzeichnet sind Sicherheitseinbehalte. Gebuchte Eingangsrechnungen lassen sich ganz einfach Projekten zuordnen und fließen automatisch in die Nachkalkulation ein. Das integrierte Mahnwesen hilft Ihnen zuverlässig dabei, Zahlungserinnerungen, Einzel- und Sammelmahnungen zu erstellen.
Nachdem Sie mit Hilfe unserer Software Topkontor-Handwerk Rechnungen geschrieben und einem Kunden zugeordnet haben, können diese in der Offenen-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) nach Fälligkeit sortiert werden. Zeitgenau werden Sie von Topkontor-Handwerk daran erinnert, dass nun Zahlungseingänge verbucht werden müssten. Ist aber trotz der festgelegten Fälligkeit kein Eingang auf dem Unternehmenskonto verbucht und in der Software hinterlegt worden, kann die erste Zahlungserinnerung formuliert werden. Dazu liefert Topkontor-Handwerk passende Anschreiben für jede Zahlungserinnerung und errechnet automatisch neue Zahlungsziele. Auch diese erste Zahlungserinnerung wird dem Kunden zugeordnet und taucht in der Übersicht auf. Lässt der Kunde auch diese verstreichen, ist Zeit für die erste Mahnung.
Wollen Sie Mahnanschreiben verschicken, finde Sie auch diese bereits vorformuliert in der Software TopKontor Handwerk – sie können aber noch individuell angepasst werden. Die Software erkennt außerdem ganz automatisch die entsprechenden Mahnstufen, erinnert an diese und errechnet neue Zahlungsziele sowie Verzugszinsen. Auch hier behält das Handwerksunternehmen den Überblick und weiß, wie hoch der Mahnungsstatus des Kunden ist.
Mit der Handwerkersoftware TopKontor Handwerk und dem Modul Offene-Posten-Verwaltung haben Sie Ihre Finanzen im Griff und verlieren nichts aus dem Blick. Wir sorgen für Ihre finanzielle Sicherheit – garantiert zuverlässig.
Das Modul Wartung & Service hilft Ihnen dabei, Ihre Wartungsverträge optimal zu verwalten. Damit wird das Planen, Erstellen und Berechnen fälliger Serviceaufträge mit der Handwerkersoftware Topkontor-Handwerk automatisch möglich. Ganz einfach können Sie Ihre Kunden schriftlich, telefonisch oder per E-Mail frühzeitig über anstehende Servicearbeiten informieren – Sie haben die Wahl. Gleichzeitig erleichtert es auch intern Ihre Arbeit in Ihrem Handwerksunternehmen: Denn mit dem Modul können Sie Ihre eigenen Monteure optimal einplanen. Damit geht keine kostbare Planungszeit verloren und Ihrer Mitarbeiter sind lückenlos eingeplant. Jederzeit wissen Sie, welcher Kunde aktuell welchen Service erhält und welcher Monteur dafür im Einsatz ist.
Mit Topkontor-Handwerk haben Sie außerdem Ihren Anlagenpark im Griff: Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Sie immer auf die aktuellsten Daten der Kunden-Anlagen zugreifen können. Jederzeit ermöglichen Ihnen Messprotokolle und die Anlagenhistorie einen Blick auf den Stand jeder einzelnen Anlage seit der letzten Wartung. Behalten Sie mit dem Modul Wartung & Service den Überblick über Ihren Service am Kunden und den Wartungsstand der Kunden-Anlagen. Damit können Sie zuverlässig planen und arbeiten wirtschaftlich. Gleichzeitig punkten Sie bei Ihrem Kunden, denn zuverlässige Planung der Serviceintervalle hinterlässt bei Ihrem Kunden ein sicheres Gefühl, sich auf den Handwerker seines Vertrauens verlassen zu können.
Die Highlights von Topkontor-Handwerk
Sie erfassen und kalkulieren die Positionen direkt am Bildschirm auf Ihrem eigenen Briefbogen. Damit stimmt der Druck exakt mit dem Inhalt auf dem Bildschirm überein. Die Bedienung wird dadurch noch einfacher.
Auf Knopfdruck zeigt Ihnen Topkontor-Handwerk, welcher Gewinn noch übrig bleibt und wie die Deckung pro Stunde ausfällt. Im laufenden Projekt zeigt die Nachkalkulation an, wie sich Ihre Projekte entwickeln.
Im OP-Center erfassen Sie alle Zahlungsein- und Ausgänge. Das OP Center zeigt an, welcher Kunde noch nicht bezahlt hat und erstellt automatisch die Mahnungen. Alle Daten können an DATEV übergeben werden.
Bei allen größeren Projekten können Sie alle relevanten Vorgänge in einen Projektordner ablegen. Vom Angebot bis zur Schlussrechnung, vom Brief bis zum Baustellenfoto. Somit haben Sie jederzeit Transparenz und Übersicht bei Ihren Vorhaben.
Alle wichtigen Schnittstellen im Handwerk sind bereits im Grundmodul enthalten Die Übernahme der Materialien über DATANORM, die Online-Verbindung zum Shop des Lieferanten (UGL, IDS, OCI) oder das Einlesen oder Ausgeben von GAEB Dateien (Ausschreibungen). (Eine uneingeschränkte Funktion der Software insbesondere der Schnittstellen kann nur mit bestehendem Softwarepflegevertrag garantiert werden.)
Durch die TopApps von blue:solution haben Sie auch von unterwegs Zugriff auf Ihre Daten. Sie können Kundendaten und Termine einsehen oder vergeben. Ebenso können Sie auf Reparaturaufträge aus der Zentrale zugreifen oder neue Aufträge von unterwegs anlegen.
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